Les documents papier entrants (factures fournisseurs, commandes clients, courriers, contrats, etc) d'une ou plusieurs pages sont numérisés en masse à l'aide de scanner de production (kodak, canon...). Les documents sont reproduits en images électroniques fidèles aux originaux papiers (format PDF).
Technologies : capture, traitement d’image, numérisation en masse, codes barres, OCR, texte intégral
Les documents produits par les applications d'entreprise (factures clients, bulletins de paye, éditions comptables, etc) sont archivés électroniquement. Le système capture le spool d'impression, découpe, indexe et archive l'ensemble des documents et des index dans une base centralisée. Les images des documents sont alors accessibles instantanément depuis le logiciel de consultation.
Flux d'impression : PDF, PCL, Postscript, Texte.
Les emails, photos, tableaux Excel, rapports Word, etc, sont importés, classés et archivés dans le logiciel de GED. Des plug-in Office (Outlook, Word, Excel) permettent un archivage en toute simplicité.
L'ensemble des documents et des index peuvent être archivés sur des disques WORM (non réinscriptibles) de type CD ou DVD. Pour des volumétries importantes, il est recommandé d'utiliser des juke box qui permettent d'archiver durablement les documents de l'entreprise sur des disques optiques.
Avec son partenaire le Centre d'archive du Nord, PROVEA propose des solutions globales, allant de la reprise des fonds documentaires existants à la mise en place de solution d'archivage électronique de documents.
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