OCR, IA,
algorithmes,
analyse sémantique :
Ces techniques qui font
l’extraction des données
des factures
Pour dématérialiser efficacement les factures fournisseurs, plusieurs technologies complémentaires entrent en jeu.
Zoom sur ces outils qui savent lire, analyser les données pertinentes contenues dans un document comptable et même apprendre et recommander.
Le métier comptable – comme souvent les métiers du chiffre – a longtemps souffert d’un déficit d’image du fait de l’exécution quotidienne de tâches basiques, répétitives et sans valeur ajoutée. Cela valait en particulier pour la saisie comptable (la passation des écritures). C’est de moins en moins vrai avec le passage au numérique et une comptabilité qui tend à s’automatiser, au bénéfice des opérationnels.
Les automates logiciels interviennent à deux niveaux : soit ils exécutent certains processus manuels, à la place des opérateurs, soit ils les assistent dans leurs tâches pour en faciliter la réalisation. C’est précisément ce que propose la LAD (lecture automatique de documents), utilisée pour lire, indexer et extraire les données contenues dans un support physique de facture (papier) ou numérique (PDF) afin de les injecter dans le logiciel de gestion comptable.
En s’appuyant sur un moteur OCR (Optical Character Recognition ou Reconnaissance Optique de Caractères), le logiciel LAD va récupérer le texte dans l’image numérique d’un document papier, image fournie par un scanner. Capable de traiter de gros volumes, l’OCR s’exécute en tâche de fond, libérant l’utilisateur qui peut se consacrer à d’autres tâches. Grâce à ses technologies de reconnaissance sémantique, le moteur analyse tout le texte de la page et identifie les mots-clés pertinents pour le traitement des factures, quel que soit leur emplacement dans le document.
Il va par exemple identifier le mot montant TTC, lire ce qui suit – le montant en chiffres – afin de l’extraire. Idem pour un numéro de commande, un montant de TVA, etc.
Grâce aux technologies, la lad est capable d’apprendre, de détecter des incohérences de facture ou de faire des suggestions à l’opérateur.
Précis et intelligent, un système LAD est ainsi capable de reconnaître plus de 80 % des données utiles dès le premier passage, sans aucun paramétrage. Seuls les cas inconnus sont présentés aux utilisateurs. Lesquels peuvent optimiser le processus en enseignant au logiciel. Car la LAD est capable d’apprendre et de faire évoluer sa compréhension d’un document, via ses algorithmes d’intelligence artificielle. C’est le concept de Machine Learning ou apprentissage automatique.
Si le système ne reconnaît pas un champ sur la facture d’un fournisseur, il suffit que l’utilisateur lui montre une fois le bon emplacement. Au prochain document présentant ce champ, le logiciel saura l’identifier et le traiter correctement. Le logiciel fait aussi preuve d’intelligence lorsqu’il vérifie la cohérence de la facture. Il va par exemple contrôler que le montant HT additionné au montant de la TVA correspond bien au montant TTC.
Grâce aux algorithmes, il sait également faire des suggestions à l’utilisateur, par exemple en matière d’imputation comptable, une tâche qui nécessite un soin particulier pour être sûr d’attribuer le bon compte à l’opération concernée. Si, par exemple, le logiciel identifie les mots essuie-mains ou savon dans les lignes articles de la facture, reconnus comme des produits d’entretien, il proposera automatiquement le schéma d’écriture ad hoc. L’utilisateur n’a alors
plus qu’à contrôler et confirmer par un simple « OK » que tout est correct, ou à modifier si nécessaire. Cette fonction d’imputation automatique des factures, avec codage approprié, est l’une des plus appréciées des comptables car elle leur fait gagner un temps précieux.
Enfin, a l’issue du processus et sur approbation du comptable, le logiciel intègre automatiquement les écritures dans le logiciel de comptabilité de l’entreprise. Ainsi, tout au long du traitement, et à chaque fois que cela est pertinent, les automates exécutent les tâches ou assistent l’humain pour lui faire gagner du temps ; les comptables restant in fine maîtres de tout ce qui sera envoyé en comptabilité. Les technologies de dématérialisation de factures fournisseurs se mettent ici au service de l’opérationnel pour simplifier les processus, raccourcir les délais de traitement et réduire les risques d’erreur. D’où le taux d’équipement de plus en plus important des entreprises qui ont décidé de prendre le virage de la digitalisation et de l’automatisation pour améliorer la performance de leur service comptable.
- Source : Provéa
