Traiter manuellement ses factures fournisseurs, à base de documents papier, représente un poste de coût important. Sans doute le constatez-vous au sein de votre entreprise : le processus est chronophage ; il entraîne souvent des retards ou des erreurs de paiement et génère de l’inefficacité administrative, avec des tâches à faible valeur ajoutée pour les équipes comptables.
Source de dysfonctionnements, le cycle de traitement de vos factures entrantes n’est pas assez performant et transparent. Résultat, votre direction financière a le plus grand mal à disposer d’une information fiable à un instant t sur les comptes de tiers. Et les clôtures comptables se transforment souvent en périodes de stress.
Les services de dématérialisation des factures fournisseurs proposés par les outils PROGIDOC
En offrant à votre environnement comptable les services de PROGIDOC pour dématérialiser vos factures à réception et automatiser leur traitement jusqu’au bon à payer, vous réduirez les coûts, vous tracerez de bout en bout vos factures et vous supprimerez les dysfonctionnements.
Non seulement vous serez en mesure de payer vos fournisseurs dans les délais, mais vous améliorerez aussi le confort de travail de vos collaborateurs.
Réception multicanal des factures
Les factures sont traitées à réception, de façon homogène, quel que soit leur format : papier (courrier), PDF (e-mail) ou téléchargement sur un portail. Cette souplesse évite aux fournisseurs de modifier leurs habitudes d’envoi. Le projet de dématérialisation est alors d’autant plus facile à mettre en œuvre.
Numérisation / Archivage / Consultation
Les données des factures sont lues automatiquement, extraites puis intégrées dans votre ERP ou votre système comptable : Sage, Oracle, Cegid, Microsoft, Infor … Les documents numérisés et indexés seront consultables depuis n’importe quel poste et vous n’encourrez plus le risque de perdre des factures.
Rapprochement 3 niveaux / Comptabilisation automatique
Les factures sont rapprochées automatiquement avec les bons de commande et les bons de réception. Pour chaque facture conforme, une écriture est directement injectée en comptabilité. Les factures en écart ou nécessitant une approbation sont envoyées en validation.
Workflow d’approbation, Bon à Payer
Les circuits d’approbation des factures sont automatisés : distribution, suivi et pilotage, traçabilité en temps réel de l’état d’avancement, alertes email, relances…
Mise en paiement
Les factures bonnes à payer sont marquées (débloquées) en comptabilité.
Pour dématérialiser vos factures, plusieurs scénarios sont possibles, notamment une stratégie de petit pas, adaptée à votre existant, votre budget et vos habitudes de travail.
Afin de rendre la dématérialisation accessible à tous, PROVEA propose une solution de numérisation et d’archivage qui n’impose pas la lecture automatique de documents (LAD). Ce package est idéal pour les entreprises qui veulent continuer à comptabiliser leurs factures avec saisie manuelle à réception, tout en bénéficiant d’un service d’indexation automatique et de recherche instantanée des documents (GED).
Les gains métier constatés sur la dématérialisation des factures
Réduction des coûts et délais
- Les tâches chronophages et répétitives (saisie, validation manuelle, tri, recherche, …) sont supprimées du processus.
- La circulation des documents est accélérée et vous réduisez l’usage du papier (photocopies, envois de documents dans les circuits internes).
- Les coûts de traitement unitaire des factures et les coûts d’archivage sont réduits.
- Les factures sont payées dans les délais impartis.
- Les pénalités pour retard de paiement sont évitées.
Vision claire sur les engagements
- Vous disposez d’une meilleure connaissance de l’état de la dette fournisseur
- La gestion du cash flow est optimisée.
Meilleure relation avec les fournisseurs
- En respectant mieux les délais de règlement et en étant capable de donner rapidement des informations sur le statut d’une facture, vous créez un climat favorable avec vos fournisseurs.
hausse de la productivité
- Grâce aux gains de productivité, vous pouvez réallouer des ressources à des tâches à plus forte valeur ajoutée, ou faire face à un développement de l’activité à iso-effectif.
- Mieux préparées, les périodes de clôture sont plus sereines.
