Logiciel Dématérialisation Factures Fournisseurs : un ROI rapide

Publié le : 31 mai 2024

Adoptez un logiciel de dématérialisation des factures fournisseurs
et mesurez les bénéfices en quelques jours

La transformation digitale des entreprises peut paraître lourde et contraignante. Parfois, vous hésitez à lancer un tel projet de changement. Vous repoussez l’échéance à demain. Pourtant, toute activité BtoB ou toute société établie en France devra un jour ou l’autre adopter un logiciel de dématérialisation des factures fournisseurs

Nous avons choisi de vous démontrer que le retour sur investissement de la dématérialisation fournisseur s’avère rapide. Vous n’aurez plus d’excuses pour refermer le dossier de la digitalisation de la facturation et du cycle achat en particulier.

Sommaire:

#1 - Logiciel de dématérialisation des factures fournisseurs : un gain rapide en temps et en argent

Une fois la solution de dématérialisation en place, tant pour le traitement des factures papier que pour les documents reçus par mail au format PDF, toute l’entreprise gagne du temps. Or, le temps c’est d’abord de l’argent. Les projets réalisés montrent une diminution du coût de traitement de 50 % à 75 % par rapport aux factures papier, de la réception au paiement.

Avec cette économie significative, les services achats et comptabilité peuvent réorganiser son travail :

  • envisager de nouvelles tâches plus valorisantes et accroître les analyses ;
  • ou absorber un plus grand volume de factures.

#2 - Processus de dématérialisation : plus de fluidité dans les échanges dans et hors de l’entreprise

Les bénéfices immédiats qu’apporte un logiciel de dématérialisation des factures se voient aussi dans l’amélioration des échanges, tant dans les entreprises qu’entre clients et fournisseurs. 

Les bienfaits du logiciel de dématérialisation fournisseur en interne des entreprises

Les collaborateurs n’attendent plus de passer au bureau pour valider une facture fournisseur en souffrance ou pour la rapprocher des données du contrat. La gestion du bon à payer s’automatise. Ce type de fonctionnalités accélère et sécurise tout le cycle de validation des pièces comptables jusqu’au paiement. 

Les outils de dématérialisation facilitent la traçabilité de toutes les pièces dans un même dossier fournisseur numérique accessible dans l’outil d’archivage en ligne. Il devient simple d’annoter les documents électroniques et de consulter les différents contrôles des équipes. La fluidification des échanges se lit aussi dans la réduction de la quantité de mails envoyés entre les services avec ou sans pièce jointe.

 

Un rapprochement des factures simplifié qui conduit à résoudre les litiges et à améliorer la relation fournisseur

Avec la dématérialisation, les entreprises s’échangent souvent des données informatisées (EDI). Le client et le fournisseur s’accordent sur un format de données et des modalités de transmission. Ces fichiers s’intègrent automatiquement par interface dans les logiciels de gestion des achats. Cette simplification du pilotage des flux achats contribue à une plus grande conformité entre les commandes et la facturation. Les litiges diminuent. Les paiements des factures s’accélèrent et les fournisseurs apprécient, tout comme leur trésorerie.

Ce même processus vertueux de la dématérialisation se voit aussi pour les factures papier scannées à l’arrivée courrier. Les documents ne s’égarent plus d’un bureau à l’autre. Les relances pour retard de paiement se réduisent. Alors que la fidélisation des fournisseurs s’avère essentielle pour optimiser sa supply chain, le processus administratif de dématérialisation apporte sa pierre à l’édifice.

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#3 - Logiciel de dématérialisation : des gains immédiats pour la comptabilité et le contrôle de gestion

Les services administratifs et financiers perçoivent rapidement la différence, dès l’implémentation d’une solution pour la dématérialisation des factures.

Solution d’automatisation des écritures comptables : plus de fiabilité pour la gestion des entreprises

Ces outils de dématérialisation de facture comportent souvent des fonctionnalités pour faciliter le rapprochement entre contrat, commande d’achat et réception en stock. Mais ce n’est pas tout ! Qu’il s‘agisse de données structurées du type EDI ou du scan de factures papier avec océrisation, l’automatisation des écritures accroît l’efficacité. Le processus de lecture automatique de documents (LAD) conduit à une comptabilisation par interface et sans saisie manuelle, donc chronophage, des écritures. Les risques d’erreurs liés au traitement manuel et à la fatigue due à la répétition diminuent. La fiabilité de la comptabilité s’améliore.

Une révision des comptes simplifiée et un délai de production des reportings raccourci

Le comptable fournisseur voit sa fonction évoluer positivement. Il devient un data analyst ou data controller, voire un comptable gestionnaire selon les entreprises. En outre, la fluidité plus importante des échanges clients-fournisseurs réduit le temps nécessaire pour la clôture des comptes. Les factures ne manquent pas à l’appel, les litiges diminuent et se tracent.

Les comptables accèdent directement aux pièces attachées aux écritures, sans rechercher les factures dans des classeurs ou aux archives. C’est une accélération de leurs travaux de révision. Les contrôleurs de gestion disposent plus vite de la data en fin de mois, dans l’optique d’une exploitation maximale et immédiate. Le reporting sort plus rapidement. Ses analyses se développent.

#4 - La dématérialisation de la facturation, un processus qui favorise la performance et la productivité globale

Finalement, rapidement, tous les services obtiennent vite des gains de productivité dans leur quotidien. Mais, au-delà des coûts réduits et du temps économisé, toute l’organisation gagne en performance et en efficacité. Avec des données numérisées ou de la facturation électronique native, le processus de traitement des documents s’accélère. Il fiabilise toute la gestion de l’entreprise.

Les dirigeants accèdent aux reportings financiers et opérationnels plus vite en fin de mois. Ils accroissent la visibilité sur leurs engagements. Ils optimisent leur contrôle sur la marche de l’entreprise. Ils améliorent les relations avec leurs partenaires, côté fournisseurs comme clients. Ainsi, un outil de dématérialisation des factures contribue à l’augmentation de la performance globale.

#5 - deux autres raisons d’adopter un logiciel de dématérialisation des factures fournisseurs sans attendre

La dématérialisation de la facturation fournisseur mérite donc de s’y attarder, vu les avantages rapides qu’elle procure aux entreprises. Nous vous exposons deux autres motifs pour déployer sans tergiverser une telle solution de gestion électronique de vos factures.

Réforme de la facturation électronique 2026 groupe
Anticiper les bouchons inévitables de la réforme de la facture électronique en 2026 et 2027

La facturation électronique obligatoire se déploie partout dans le monde, en Europe et en France. Après l’obligation pour les ventes aux entités publiques, c’est tout le secteur B2B qui devra bientôt adopter une solution ou un outil pour la facture électronique. Portail public de facturation, plateforme de dématérialisation partenaire, opérateur de dématérialisation, la France laisse le choix aux entreprises de s’organiser. Mais, dès septembre 2026, tous les professionnels devront être en capacité d’accepter le format électronique en provenance des fournisseurs.

Nous avons détaillé les avantages de la facturation électronique et le calendrier dans un article de blog spécifique. Au-delà de ses atouts indéniables, l’adoption de la dématérialisation dès aujourd’hui facilitera le processus obligatoire demain. En effet, l’analyse et la cartographie des flux peuvent tout à fait se réaliser lors du déploiement d’un logiciel de dématérialisation. Vous gagnez du temps. Vous réduisez le stress.

Au vu de la quantité de sociétés qui doivent déployer la facturation électronique, mieux vaut anticiper. Vous évitez de vous retrouver dans une voiture-balai, avec les retardataires, face à des prestataires qui croulent sous les demandes. En outre, l’entreprise qui se lance maintenant a le temps de s’organiser et de réaliser des tests sereinement.

Réduire le risque fiscal de l’entreprise en matière de TVA et de conformité réglementaire

Enfin, nous rappelons l’importance sur le plan de la conformité fiscale de disposer d’une piste d’audit fiable (PAF) à jour. Depuis plusieurs années, cette obligation incombe aux entreprises, tant pour les flux de facturation côté client que côté fournisseur. De nombreuses structures négligent ce point de la réglementation. Elles courent des risques en matière de TVA. Le déploiement d’un logiciel de dématérialisation pour les factures fournisseurs constitue une excellente opportunité de mettre à plat la PAF. En outre, dans de nombreux cas de figure, la prochaine facturation électronique obligatoire ne fera pas disparaître cette PAF.

Dématérialisation de la gestion des factures : un projet à mettre en haut de la pile

Avec tous les avantages rapides à la clé, c’est une solution qui améliore clairement la performance des entreprises. Pour atteindre ces coûts réduits de traitement administratif ainsi que tous les autres bénéfices décrits, mieux vaut adopter un des meilleurs logiciels de dématérialisation du marché. Provéa met son expertise en la matière au service des PME et des ETI. Nous les aidons à analyser leurs besoins et à déployer les solutions optimales. Nous vous proposons de découvrir PROGIDOC, notre logiciel pour l’automatisation du traitement des factures et pour la gestion globale du cycle fournisseur.

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