La saisie des écritures en comptabilité s’effectuait pendant très longtemps uniquement manuellement pour les factures fournisseurs. Puis, sont apparus les systèmes d’intégration automatique des factures en comptabilité. C’est le cas des achats avec bon de commande et bon de réception pour lesquels le contrôle facture s’opère dans un logiciel en amont de la comptabilité.
En outre, la comptabilisation automatique des factures devient aussi possible pour les frais généraux et les achats non gérés en stock. Les processus de
dématérialisation des factures fournisseurs révolutionnent toute la tenue de la comptabilité des entreprises.
2.1 – Principe de reconnaissance et lecture automatique des factures fournisseurs
Pour pouvoir entrer directement en comptabilité, sans saisie humaine, les factures doivent faire l’objet d’une
lecture optique avec reconnaissance des caractères. C’est le processus d’océrisation ou OCR (
optical character recognition).
Chez Provéa, nous parlons plutôt de la technologie LAD pour
lecture automatique de document. Ainsi, notre
logiciel PROGIDOC LAD sait :
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- Extraire les données de chaque facture fournisseur, au format papier, sous forme de fichier image ou de PDF.
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- Réaliser une analyse sémantique des champs de la pièce comptable, afin de les utiliser pour les écritures.
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- Préparer les écritures comptables en automatique, en fonction de modèles paramétrés selon la nature des achats.
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- Générer un fichier des écritures prêt pour l’intégration en comptabilité, et structuré en fonction du logiciel cible.
2.2 – Logiciel de dématérialisation du bon à payer pour une automatisation plus complète du processus achat
En dehors de la saisie automatique de la facture fournisseur en comptabilité, les
outils de dématérialisation ajoutent d’autres fonctionnalités pour gagner du temps. Ainsi, avec un logiciel comme
PROGIDOC BAP, les équipes disposent d’un
workflow en ligne pour valider les factures. Chaque entreprise définit ses propres circuits de validation des factures, avec une gestion du routage automatique. Le logiciel offre des possibilités d’alerte et de relance pour les documents en attente de
bon à payer.
2.3 – La réforme de la facture électronique, une généralisation de la saisie automatique des factures en entreprise
Les
outils de dématérialisation des factures vont prendre encore plus de place dans l’organisation administrative des entreprises, du fait de la
facture électronique obligatoire. Dès septembre 2026, toutes les entreprises assujetties à la TVA et situées en France doivent avoir la capacité d’accepter une facture fournisseur dans ce format. C’est une étape de plus pour la transformation digitale.
Provéa accompagne déjà ses clients pour les flux de factures liées au secteur public. En tant qu’
opérateur de dématérialisation, nous saurons réaliser la collecte de vos factures fournisseurs, grâce à une connexion de nos logiciels :
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- au portail public de facturation (PPF) ;
- à une ou plusieurs plateformes de dématérialisation partenaires (PDP).
